Dunia digital saat ini sangat bergerak cepat dengan adanya kemudahan akses manusia lewat gawai pribadi. Disrupsi teknologi adalah sebuah istilah yang sering kita dengar, yaitu sebuah industri dipaksa berubah model kerjanya karena pemanfaatan teknologi secara inovatif. Disrupsi teknologi digital semakin terakselerasi dengan adanya pandemi di seluruh dunia selama dua tahun terakhir. Pola bekerja sebagian besar profesi dan juga pola pendidikan serta pola kegiatan lainnya terpaksa harus berubah karena pandemi. Pemanfaatan teknologi digital mulai dilihat sebagai sebuah kebutuhan dan tidak lagi sebuah disrupsi. Sehingga kalau selama ini evolusi menuju digital bergerak lambat karena berbagai kendala, maka saat ini akselerasi menuju transformasi digital tercipta, sebagian besar karena keterpaksaan.

Digitalisasi

Kondisi ini sudah pasti mempengaruhi pula dunia pengadaan barang/jasa. Digitalisasi di lingkup pengadaan sudah terjadi sejak dua dasawarsa terakhir, namun bergerak lambat. Jika kita mengenal evoluasi dunia digital dari digitasi, digitalisasi sampai ke transformasi digital, maka selama ini konsentrasi masih banyak di area digitasi. Namun, kondisi pandemi mendorong banyak organisasi untuk melakukan akselerasi transformasi digital, setidaknya merencanakan menuju ke arah sana. Proses pengadaan barang dan jasa memegang peranan penting dalam menjalankan roda perusahaan. Saat ini, e-procurement melibatkan mulai dari evaluasi dan pemilihan pemasok hingga manajemen kontrak, pesanan elektronik, dan pembayaran. Implementasi e-procurement dengan segala perniknya sudah berjalan namun dengan tingkat digitalisasi yang masih di tatanan permukaan.

Memahami Procurement & E-procurement

Perusahaan yang membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang cukup banyak, biasanya akan menyelenggarakan atau membuat pengadaan. Procurement sendiri adalah proses yang umum terjadi pada sebuah perusahaan. Sedangkan e-procurement adalah sistem yang membuat proses procurement jadi lebih efisien. Sebelum mulai beralih ke e-procurement yang dilakukan dalam suatu sistem digital, penting sekali untuk memperhatikan faktor-faktor kunci yang dapat mempengaruhi transformasi digital di sebuah perusahaan. Jangan sampai transformasi tersebut malah menghambat dan gagal di tengah jalan, karena justru akan mengakibatkan kerugian yang luar biasa. Faktor kunci yang perlu diperhatikan adalah sumber daya manusia, proses/SOP, struktur organisasi, teknologi dan budaya perusahaan.

Memahami pentingnya manajemen pengadaan dan pelaksanaan tahap-tahapnya secara tepat dapat membantu usaha mengoptimalkan laba. Banyak keputusan yang dibuat perusahaan memiliki implikasi procurement yang berdampak pada biaya untuk menjalankan keputusan tersebut. Biaya di sini mencakup semua pengeluaran untuk mendapatkan barang atau jasa yang akan dibeli, bukan hanya harga yang dibayar.

Dalam perusahaan, umumnya ada divisi tersendiri yang mengurus procurement. Kepala atau manajer divisi ini biasanya ditempatkan di level manajemen atas karena memiliki peran yang signifikan. Manajer procurement bertanggung jawab memastikan barang atau jasa itu sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. Karena itu, manajer dan staf yang bertugas di bagian procurement adalah pegawai yang harus memiliki kecermatan, kejujuran, dan keahlian khusus dalam bernegosiasi.

Teknologi pintar atau teknologi yang memiliki kemampuan berpikir (kognitif) semakin banyak bermunculan dan mulai diterapkan di berbagai bidang, termasuk pengadaan barang/jasa. Karakteristik dari teknologi pintar adalah kendali fungsi dan operasional berbasis perangkat lunak (software driven) serta pemanfaatan analisis data untuk pengambilan keputusan (data analytic). Di fase awal teknologi digunakan di fungsi pengadaan untuk menjalankan proses bisnis secara elektronik, dimana proses pengadaan yang awalnya menggunakan dokumen kertas lalu mulai disimpan dalam format digital dan mulai dilakukan proses di dalam aplikasi software tanpa menggunakan dokumen fisik lagi.

Fase kedua dari teknologi pengadaan adalah penggunaan formula untuk menyelesaikan proses (rule-based) atau sering disebutkan sebagai process automation. Penggunaan robot atau sering disingkat bot untuk fungsi yang berulang dan dapat dibuatkan formula/algoritma sudah mulai digunakan di pengadaan seperti untuk melakukan validasi dokumen, panduan proses, atau melakukan kualifikasi. Fase ketiga dari teknologi pengadaan adalah penggunaan kemampuan berpikir/kognitif untuk membuat keputusan pengadaan seperti penggunaan AI (artificial intelligent), Machine Learning untuk membantu proses sourcing sehingga lebih cepat dan berkualitas.

Tata kelola pengadaan modern atau smart procurement operation menjadi kunci keberhasilan dari transformasi pengadaan digital. Teknologi baru menuntut adanya perubahan pola operasional pengadaan agar dapat diperoleh manfaat yang maksimal dari teknologi tersebut. Teknologi memungkinkan proses kolaborasi berjalan lebih efektif, teknologi memungkinkan pembuatan keputusan secara otomatis sesuai algoritma yang dibuat, teknologi dapat mendorong eksekusi proses pengadaan berbasis kategori. Tidak hanya itu, pengelolaan dan analisis data dengan lebih seksama memungkinkan penerapan berbagai strategi pengadaan untuk memaksimalkan value yang bisa dihasilkan.

Kesimpulan

Secara umum, pola operasional pengadaan modern harus lebih berperan strategis sehingga mendorong pencapaian tujuan organisasi. Proses bisnis pengadaan tidak lagi fokus pada pemenuhan administrasi sebuah transaksi tetapi menekankan penguatan analisis dan strategi. Selain itu pola operasional pengadaan modern harus mengedepankan penciptaan nilai (VALUE) sehingga selalu memberikan dampak positif yang terukur dan selaras dengan misi organisasi. Kegiatan pengadaan bukan sekedar menjalankan proses bisnis sesuai aturan, namun selalu memiliki ukuran keberhasilan yang diharapkan dan menjaga prinsip pengadaan yang ditetapkan.

Untuk memaksimalkan procurement yang maksimal, PT Suitmedia Kreasi Indonesia menerapkan transformasi digital ini secara menyeluruh. Suitmedia Digital Agency, yang berlokasi di Jakarta, selalu hadir untuk membantu performa bisnis dan penerapan transformasi digital Anda menjadi lebih optimal, melalui strategi, pengembangan produk, komunikasi kreatif, pengembangan web dan mobile.

Articles

Pentingnya Procurement untuk Transformasi Digital